Kategoria: Programy

KSeF program dopasowany do Twojej firmy

Z doświadczenia wdrożeniowego jedno staje się jasne – największym wyzwaniem nie jest sam KSeF, tylko to, co dzieje się wokół niego. System funkcjonuje stabilnie. Chaos pojawia się w firmowych procesach.

W wielu organizacjach obieg faktur wygląda podobnie. Dokument przychodzi mailem, ktoś go zapisuje lokalnie, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu trzeba jeszcze sprawdzić, czy wszystko się zgadza. Niby funkcjonuje, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.

KSeF ten problem wyraźnie pokazuje. Nie daje już możliwości na półśrodki i działanie ad hoc.

Dlatego wdrożenie nie powinno rozpoczynać się od systemu, tylko od uporządkowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po audytowaniu wyszło, ile czasu znikało na ręczne wprowadzanie danych. Po zmianie podejścia księgowanie, które wcześniej pochłaniało kilka dni, zaczęło zamykać się w tym samym dniu.

Największy efekt daje Automatyzacja faktur ksef Dokument jest przekazywany do systemu, dane są odczytywane i przekazywane dalej bez ingerencji użytkownika. Proste. I właśnie ta prostota przynosi największe korzyści.

Na początku naturalnie pojawiają się obawy – to normalne. Zmiana sposobu pracy zawsze wywołuje niepewność. Ale po krótkim czasie wychodzi na jaw, że nikt nie chce cofać się do ręcznego przepisywania dokumentów i manualnej weryfikacji.

Największy błąd, jaki można zrobić, to uznanie KSeF wyłącznie jako obowiązku do odhaczenia. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak wykorzysta się ten moment na usprawnienie procesów, efekty są widoczne niemal od razu – mniej błędów, więcej kontroli i wymierna oszczędność czasu.